Du notaire au registre du commerce

Avez-vous besoin d'un notaire ?

La réponse tient à la forme juridique, et à rien d'autre.

• Raison individuelle, société en nom collectif, société en commandite, non. La création et l'inscription se font entièrement en ligne, sans acte notarié.
• Sàrl, SA, société en commandite par actions, coopérative, fondation, oui, l'acte constitutif doit être passé en la forme authentique devant notaire. L'inscription au registre n'intervient qu'après sa signature. Seules les fondations de famille et ecclésiastiques y échappent.
• Association, succursale, non. L'association s'inscrit dès qu'elle exerce une activité en la forme commerciale ; la succursale s'inscrit au registre de son lieu.

C'est la principale différence de procédure entre les deux familles, et elle explique l'essentiel de l'écart de coût et de délai à la création.

Ce que le notaire fait réellement

Il ne se contente pas de tamponner. Il constate l'identité et la volonté des fondateurs, vérifie que les statuts sont conformes, constate la libération du capital, et consigne dans son acte les déclarations obligatoires.

Deux d'entre elles reviennent systématiquement : la déclaration Stampa, par laquelle les fondateurs attestent qu'il n'existe pas d'apports en nature, de reprises de biens ou d'avantages particuliers autres que ceux mentionnés, et la déclaration Lex Koller, relative à l'acquisition d'immeubles par des personnes à l'étranger.

La déclaration Stampa doit désormais figurer dans les constatations de l'acte authentique lui-même, et non plus sur un formulaire séparé. Un dossier monté sur un ancien modèle se fait renvoyer.

Trouver un notaire à Genève

Les notaires genevois sont nommés par le Conseil d'État et regroupés dans une chambre qui en publie la liste. Tous font des constitutions de société ; demandez un devis chiffré avant de vous engager, et comparez ce qu'il inclut, la rédaction des statuts, les déclarations, le dépôt au registre.

Rédiger le but de la société

Le but est la phrase qui dit ce que fait l'entreprise. Il figure au registre, visible de tous sur Zefix, et il borne ce que la société peut faire en son nom. Le registre genevois pose quatre exigences :

• le domaine d'activité doit être clairement reconnaissable par des tiers, de préférence en une formulation concise ;
• si la raison de commerce est descriptive, le but doit être en lien avec elle, une « Peinture Morand SA » dont le but ne parle pas de peinture est renvoyée ;
• la terminologie est française : un terme étranger s'accompagne de son équivalent ;
• les termes techniques et les abréviations sont explicités.

Ce qui suit relève de la pratique, pas du droit. Décrivez le cœur du métier en premier, avec les mots que vos clients emploient, « travaux de peinture, plâtrerie et revêtements de sols » plutôt que « prestations dans le domaine du bâtiment ». Ajoutez ensuite ce que vous ferez peut-être un jour : une phrase du type « ainsi que toute activité en rapport direct ou indirect avec ce but » évite de revenir chez le notaire pour une extension d'activité. Elle ne dispense pas de rester reconnaissable : un but qui dit tout ne dit rien, et le registre le renvoie aussi.

Pour une Sàrl ou une SA, le but est dans les statuts : le changer plus tard passe par une assemblée, un acte notarié et une nouvelle inscription, avec les frais correspondants. Une heure de réflexion à la création en vaut plusieurs centaines de francs plus tard.

Le capital : l'ordre des opérations surprend

Pour une Sàrl ou une SA, le capital doit être déposé sur un compte de consignation bloqué avant la constitution, et la banque en délivre une attestation que le notaire reprend dans son acte. Les fonds sont libérés au nom de la société une fois l'inscription faite.

Pour ouvrir ce compte, la banque demande en général de pouvoir rattacher le dépôt à la société en formation : un extrait anticipé peut être demandé au registre cantonal, contre émolument, précisément pour cela.

Quand l'inscription est-elle obligatoire ?

• Sàrl et SA, toujours. La société naît de l'inscription ; sans elle, elle n'existe pas juridiquement.
• Société en nom collectif, toujours. Sans inscription, le groupement est traité comme une société simple, avec responsabilité solidaire des associés.
• Raison individuelle, dès 100'000 francs de chiffre d'affaires annuel, ou en cas d'activité exercée en la forme commerciale. En dessous, c'est facultatif.

Le délai, et ce qui le fait varier

Comptez entre 5 et 60 jours selon la complexité du dossier et la charge de l'office cantonal. L'écart est considérable, et il tient surtout à la qualité du dossier déposé : un dossier complet du premier coup se traite dans le bas de la fourchette.

Le dépôt lui-même passe par EasyGov, le portail fédéral du SECO, gratuit d'usage, les émoluments du registre et du notaire restant dus par ailleurs.